Steuerberater Frank Steiniger

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Wie verhalte ich mich bei …?

einer Prüfung des Finanzamts

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Durch die Abgabe der Steuererklärungen mit den dazugehörigen Gewinnermittlungen sind die Verpflichtungen gegenüber dem Fiskus nicht abschließend erfüllt. Mittlerweile müssen nicht nur alle Belege und Aufzeichnungen zehn Jahre lang aufbewahrt werden, sondern bei einer erstellten Buchführung müssen diese erfassten Daten den gleichen Zeitraum über für die Finanzbehörden kompatibel einlesbar archiviert werden. Dieses dient der Möglichkeit des Finanzamts, über diesen langen Zeitraum im Nachgang eine Betriebsprüfung durchzuführen.

Lediglich eine Umsatzsteuernachschau, die aus aktuellen Anlässen und Kontrollmaterial vom Finanzamt angeordnet wird, muss nicht vorher angekündigt sein.

In der Regel setzt sich das zuständige Finanzamt mit Ihnen und bei entsprechender Zustellungsvollmacht mit Ihrem Steuerberater wegen der Absprache eines geeigneten Termins und des Prüfungsorts in Verbindung. Das wird dann durch eine Prüfungsanordnung an den Steuerpflichtigen schriftlich bestätigt. Bei kleineren Betrieben stellt der Steuerberater in der Regel dem zuständigen Prüfer eine Räumlichkeit in seiner Kanzlei zur Verfügung, grundsätzlich möchte das Finanzamt aber die Prüfung in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen durchführen. Alternativ kommt dann noch die Möglichkeit der Prüfung im Amt in Betracht, wobei der Prüfer die Unterlagen in Empfang nimmt und im Finanzamt bearbeitet.

Das Finanzamt schreibt in der Prüfungsanordnung, welche Unterlagen und Daten am Tag der Prüfung zur Verfügung stehen müssen. Meistens werden die letzten drei Jahre geprüft, für die eine Steuerfestsetzung erfolgt ist. Das Finanzamt darf sich aber grundsätzlich binnen der letzten zehn Jahre die Prüfungszeiträume aussuchen. Die Prüfung kann auch um Vorjahre und Folgejahre erweitert werden. Änderungen bei den Festsetzungen kann es aber nur für Veranlagungszeiträume geben, die noch unter dem Vorbehalt der Nachprüfung gem. § 164 AO stehen. Ist dieser Vorbehalt aufgehoben, muss der Prüfer neue Tatsachen oder eine Steuerstraftat feststellen. Bei Letzterem muss er mit der Belehrung des Steuerpflichtigen über das Aussageverweigerungsrecht die Prüfung abbrechen und den Fall an die Steuerstrafstelle abgeben. Diese entscheidet dann, ob ein Steuerstrafverfahren eingeleitet wird.

Die Vorbereitung der Prüfung sollte zusammen mit Ihrem Steuerberater erfolgen. Es ist erfahrungsgemäß dienlich, die Belege, Aufzeichnungen, Verträge und Auswertungen vorab noch einmal unter die Lupe zu nehmen und auf Vollständigkeit zu prüfen. Das sollte zwar regelmäßig bei der Erstellung Ihrer Buchführung und final bei der Jahresabschlusserstellung erfolgen, aber wer weiß, wer binnen der letzten Jahre noch mal an den Akten war? Zudem sollte geklärt werden, wer aus dem Unternehmen dem Prüfer Auskünfte erteilen darf. Im Zweifelsfall sollte immer der Steuerberater hinzugezogen werden. Er sollte auf jeden Fall bei einer Schlussbesprechung die Verhandlungen mit dem Finanzamt führen. Für die Steuerpflichtigen, vor allem diejenigen, die in solchen Angelegenheiten unerfahren und nicht rechtssicher sind, gilt das weise Sprichwort: „Reden ist Silber, Schweigen ist Gold!“

Der Prüfer eröffnet die Betriebsprüfung in der Regel mit einem Einführungsgespräch zusammen mit dem Unternehmer und seinem Steuerberater, wobei auch der Betrieb in Augenschein genommen wird. Hierbei bietet sich die Gelegenheit, die Besonderheiten des Unternehmens zu erläutern, damit der Prüfer nicht streng nach Richtsatzsammlungen die oftmals zu prüfenden Rohgewinnaufschläge und Reingewinne ermittelt. Ebenso sind der Umfang der Lagerhaltung und die Umschlaghäufigkeit des Warenbestands in den meisten Fällen ein Gesprächthema. Der Unternehmer und der Steuerberater sollten daher auf die üblichen Prüfungsschwerpunkte vorbereitet sein und die eigenen Zahlen gut analysiert haben.